人事と労務の管理業務は電子化による改善で業務効率化を図れる

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人事労務管理システムを導入する最適なタイミング

疲れている女性

ベンチャーとして出発して、事業も順調に成長してきたので、そろそろ規模の拡張をはかろうと考えているのなら、人事労務管理システムを導入することも拡張プランの中に忘れずに含めましょう。事業規模を拡大する時には、資金調達やスタッフ増員など、優先的に対応すべきことが多いため、バックオフィス業務の効率化というもう一つの重要な課題をおろそかにしてしまいがちです。しかし、スタッフの数が大きく増える前に、人事・労務管理の仕事をまわすフローを簡素化し、スピーディに処理できるようにしておくことは、その後のコスト増大を未然に防ぐために必要不可欠です。
人事・労務管理業務をシステム化しないまま大幅に人員を増やすと、採用に伴い発生する書類作業が膨大な量になります。配属先の上長や人事部門担当者の仕事は激増し、しかもその間、上長にしても人事スタッフにしても、他の業務が免除になるわけではありません。そのため、否も応もなく長時間労働を強いられ、人件費の増大を招いてしまいます。また、紙やトナーの消費量も格段に増えるので、消耗品費も大幅に増加するでしょう。
人事労務管理システムは、対処すべき業務量が増えてから導入して従来のやり方から切り替えるよりも、増える時期を見計らって事前に導入する方がスムーズに定着させることが出来るでしょう。

システムで人事労務管理業務を進めることで解決可能な問題

繁忙期に、部下の人事・労務管理関係の書類仕事に追われるのは、管理職者にとってつらいものがあります。大きな部門で、一人で何十人もの直属部下を抱えている場合、毎日、毎週、そして月締めなどの労務管理関連申請や報告が手元に届き、その処理に大わらわになります。提出される書類が全て完璧ならいいですが、中にはミスや記載漏れ、記入内容不明箇所があったり、遠隔地拠点のスタッフが締め切り間近なのに書類を提出してこないなど、様々な問題も同時並行で起こります。このような煩雑さを解消するベストなソリューションとして、人事労務管理システムを導入しましょう。
人事・労務管理に関わる業務を一元的にシステム化することにより、管理職者の手元に届く書類の数は激減します。自分の承認が必要なものがシステム内にあれば、メールでその旨の通知が自動で届くので、タイムリーな処理が可能です。確認も承認もシステム内で行うため、いちいち捺印する手間を省くことが出来ます。書類を社内で持ち歩いて、うっかりコピー機のそばにおきっぱなしにしたりして、部下の個人情報をもらしてしまう心配もなくなります。
人事や労務管理関連の手続は、このように、システム化することで多くの問題を解決できます。是非、導入に向けて前向きに検討してみてはいかがでしょう。

システム化で支店スタッフの人事労務管理もスムーズに進めよう

通常、ビジネスは一拠点から小さくスタートして、事業が軌道に乗ってくるにつれて、他の地域にも支店を設置して人員を配置する形で大きくなっていきます。一拠点だけで少人数で仕事を回している時期は、人事や労務管理の仕事も、スタッフ自体が少ないのでさほどの負担にはなりません。独立した業務としての存在感も殆どないほどではないでしょうか。ところが、まず中央の拠点で人員増員、そして支店設立と話が進むにつれて、スタッフの増加に比例する形で人事と労務管理の業務も急に大きな負担になってきます。特に、支店配置スタッフとの人事・労務管理関連のコミュニケーションに紙を使っていると、手続きの遅延や、書類が移動中に紛失する、提出書類に不備がある場合の対応など、面倒なことが多くなってきます。
そんなことになる前に、タイムリーに人事労務管理システムを導入して、支店スタッフと本店スタッフの別によらず、一律で電子的な対応が可能な体制にしておきましょう。社員の人数が少ないうちの方が、新しいシステム導入に関して理解を得るべき人の数も少なくて済むので楽というのも大切なポイントです。導入に当たっては、なるべく幅広い人事・労務管理業務に対応した仕様のものを選ぶ方が、一元管理が出来て便利でしょう。


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